Eventi e indicatori: come dimostri che stai facendo le cose nel modo giusto?

Perché è diventata una vera domanda

Concerti, festival, mercati, giornate del patrimonio, eventi associativi o istituzionali...
Sempre più eventi si svolgono in spazi aperti, a volte senza biglietteria o controllo formale degli accessi. Tuttavia, la questione del calibro è essenziale. Per garantire la sicurezza, rassicurare le autorità o promuovere il vostro evento, sta diventando essenziale conoscere e documentare i flussi.

Cosa impone la legge (e perché è meglio anticipare)

L'organizzazione di un evento pubblico, anche modesto, comporta il rispetto di diversi obblighi normativi:

• La dichiarazione prefettizia è richiesta per qualsiasi evento che si svolge su strade pubbliche o che coinvolge più di 1.500 persone. Deve essere inviata almeno un mese prima della data prevista, accompagnata da un fascicolo di sicurezza completo.
• Un decreto comunale è spesso necessario, soprattutto se l'evento ha un impatto sul traffico, sull'ordine pubblico o sulla tranquillità del quartiere.
• Se il luogo è considerato un ERP (Establishment Receiving the Public) temporaneo o permanente, si applicano standard rigorosi: accessibilità PMR, capienza massima, segnaletica delle uscite di emergenza, registro di sicurezza.
• È obbligatorio un certificato di assemblaggio delle strutture temporanee (capitelli, gradinate, palchi).
• Il sistema di risposta alle emergenze (DPS) è richiesto oltre una certa soglia di frequenza, con la presenza di soccorritori approvati.
• I controlli possono essere effettuati dalla commissione di sicurezza o dalla polizia, prima e durante l'evento.

In tutti i casi, devi essere in grado di giustificare la misura pianificata, dimostrarne il controllo e fornire dati tangibili, se necessario.

Un indicatore non può essere improvvisato (ed è giustificato)

La stima «a vista» o il conteggio da parte delle squadre all'ingresso non sono più sufficienti per soddisfare le aspettative delle autorità o dei partner. In particolare per eventi ad accesso gratuito o con più ingressi.

Poter quantificare con precisione il numero di persone presenti in ogni momento, per zona o per tipo di accesso, consente di:

• Dimensionamento delle risorse umane e logistiche
• Distribuisci i flussi per evitare strozzature
• Soddisfare i requisiti delle autorità (prefettura, municipio, commissione per la sicurezza)
• Dimostrare, dopo il fatto, che le istruzioni sono state rispettate

Una soluzione affidabile e veloce da implementare

Per far fronte a queste sfide, Kiomda offre una soluzione di conteggio autonoma semplice da implementare su tutti i tipi di siti:

• Scatole senza collegamento elettrico o alimentazione, da fissare a una barriera o a un palo Vauban
• Raccolta dati ogni 15 minuti, visualizzabile su un'interfaccia chiara
• Un'esportazione automatica di statistiche per alimentare rapporti di sicurezza, bilanci o domande di sovvenzione
• Un'installazione possibile il giorno prima dell'evento, senza la necessità di competenze tecniche

Cosa rivelano spesso i dati

Gli eventi in cui vengono utilizzate le nostre scatole rivelano sistematicamente informazioni inaspettate:

• Picchi di affluenza prima o dopo il previsto
• Aree di ingresso sovrautilizzate o sottoutilizzate
• Flussi reali inferiori o superiori al previsto
• Usi diversi tra i giorni di apertura

Questi dati consentono di adattare immediatamente la segnaletica, il personale di sicurezza o le animazioni. E facilitano enormemente la preparazione della prossima edizione.

E dopo l'evento?

I dati sulle presenze raccolti hanno un valore che va ben oltre l'organizzazione logistica:

• Consentono di documentare e promuovere l'evento con finanziatori, partner o sponsor
• Servono a giustificare le autorizzazioni ottenute.
• Forniscono una solida base per migliorare la ricezione e la gestione dei flussi in futuro.
• Possono essere riutilizzati nei file di sovvenzione, comunicazione o valutazione.

In sintesi

Dimostrare di avere il controllo dell'indicatore significa innanzitutto garantire la sicurezza pubblica, rispettare gli obblighi di legge ed evitare spiacevoli sorprese. Ma significa anche valorizzare il lavoro svolto, acquisire credibilità presso le istituzioni e professionalizzare la gestione dei suoi eventi.

Con strumenti semplici e autonomi accessibili a tutti i tipi di strutture, è ora possibile documentare con precisione ciò che una volta era un'approssimazione.

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