Événements et jauges : comment prouver qu’on fait les choses bien ?

Pourquoi c’est devenu une vraie question

Concerts, festivals, marchés, journées du patrimoine, événements associatifs ou institutionnels…
De plus en plus d’événements ont lieu dans des espaces ouverts, parfois sans billetterie, ni contrôle d’accès formel. Pourtant, la question de la jauge s’impose. Pour garantir la sécurité, rassurer les autorités ou valoriser son événement, il devient essentiel de connaître et de documenter les flux.

Ce que la loi impose (et pourquoi il vaut mieux anticiper)

Organiser un événement public, même de taille modeste, implique de répondre à plusieurs obligations réglementaires :

• La déclaration préfectorale est requise pour tout événement se tenant sur la voie publique ou réunissant plus de 1 500 personnes. Elle doit être transmise au moins un mois avant la date prévue, accompagnée d’un dossier de sécurité complet.
• Un arrêté municipal est souvent nécessaire, surtout si l’événement a un impact sur la circulation, l’ordre public ou la tranquillité du voisinage.
• Si le lieu est considéré comme un ERP (Établissement Recevant du Public) temporaire ou permanent, des normes strictes s’appliquent : accessibilité PMR, jauge maximale, balisage des issues de secours, registre de sécurité.
• Une attestation de montage des structures temporaires (chapiteaux, gradins, scènes) est obligatoire.
• Le dispositif de secours (DPS) est exigé au-delà d’un certain seuil d’affluence, avec la présence de secouristes agréés.
• Des contrôles peuvent être effectués par la commission de sécurité ou les forces de l’ordre, avant et pendant l’événement.

Dans tous les cas, vous devez être en mesure de justifier la jauge prévue, d’en démontrer la maîtrise, et de fournir des données tangibles si nécessaire.

Une jauge, ça ne s’improvise pas (et ça se justifie)

L’estimation “à vue d’œil” ou le comptage par les équipes à l’entrée n’est plus suffisant pour répondre aux attentes des autorités ou des partenaires. En particulier pour les événements en accès libre ou multi-entrées.

Pouvoir quantifier précisément le nombre de personnes présentes à chaque moment, par zone ou par type d’accès, permet de :

• Dimensionner les moyens humains et logistiques
• Répartir les flux pour éviter les engorgements
• Répondre aux exigences des autorités (préfecture, mairie, commission de sécurité)
• Prouver, après coup, que les consignes ont été respectées

Une solution fiable et rapide à mettre en œuvre

Pour faire face à ces enjeux, Kiomda propose une solution de comptage autonome, simple à déployer sur tous types de sites :

• Des boîtiers sans raccordement ni alimentation électrique, à fixer sur barrière Vauban ou poteau
• Une collecte de données toutes les 15 minutes, consultables sur une interface claire
• Un export automatique des statistiques pour alimenter les rapports sécurité, les bilans ou les demandes de subvention
• Une installation possible la veille de l’événement, sans besoin d’expertise technique

Ce que les données révèlent souvent

Les événements où nos boîtiers sont utilisés révèlent systématiquement des informations inattendues :

• Des pics d’affluence plus tôt ou plus tard qu’anticipé
• Des zones d’entrée sur- ou sous-utilisées
• Des flux réels inférieurs ou supérieurs aux prévisions
• Des usages différenciés entre jours d’ouverture

Ces données permettent d’adapter immédiatement la signalétique, les effectifs de sécurité ou les animations. Et elles facilitent grandement la préparation de l’édition suivante.

Et après l’événement ?

Les données de fréquentation recueillies ont une valeur bien au-delà de l’organisation logistique :

• Elles permettent de documenter et valoriser l’événement auprès des financeurs, partenaires ou sponsors
• Elles servent à justifier les autorisations obtenues
• Elles constituent une base solide pour améliorer l’accueil et la gestion des flux à l’avenir
• Elles peuvent être réutilisées dans les dossiers de subvention, de communication ou d’évaluation

En résumé

Prouver que l’on maîtrise la jauge, c’est d’abord garantir la sécurité du public, respecter les obligations légales et éviter les mauvaises surprises. Mais c’est aussi valoriser le travail réalisé, gagner en crédibilité auprès des institutions, et professionnaliser la gestion de ses événements.

Avec des outils simples, autonomes et accessibles à tous les types de structures, il est aujourd’hui possible de documenter précisément ce qui relevait autrefois de l’approximation.

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