¿Por qué se convirtió en una verdadera pregunta?
Conciertos, festivales, mercados, jornadas del patrimonio, eventos asociativos o institucionales...
Cada vez se llevan a cabo más eventos en espacios abiertos, a veces sin venta de entradas ni control de acceso formal. Sin embargo, la cuestión del calibre es esencial. Para garantizar la seguridad, tranquilizar a las autoridades o promocionar tu evento, cada vez es más importante conocer y documentar los flujos.
Qué impone la ley (y por qué es mejor anticiparse)
La organización de un evento público, aunque sea modesto, implica cumplir con varias obligaciones reglamentarias:
- La declaración de prefectura es necesaria para cualquier evento que tenga lugar en la vía pública o que involucre a más de 1500 personas. Debe enviarse al menos un mes antes de la fecha programada, acompañada de un archivo de seguridad completo.
- A menudo es necesario un decreto municipal, especialmente si el evento tiene un impacto en el tráfico, el orden público o la tranquilidad del vecindario.
- Si el lugar se considera un ERP (establecimiento que recibe al público) temporal o permanente, se aplican estándares estrictos: accesibilidad PMR, capacidad máxima, marcas de salida de emergencia, registro de seguridad.
- Es obligatorio un certificado de montaje de estructuras temporales (capiteles, gradas, escenarios).
- Se requiere el sistema de respuesta a emergencias (DPS) más allá de un cierto umbral de asistencia, con la presencia de socorristas aprobados.
- La comisión de seguridad o la policía pueden realizar controles antes y durante el evento.
En todos los casos, debe poder justificar el ancho planificado, demostrar que lo controla y proporcionar datos tangibles si es necesario.
Un indicador no se puede improvisar (y está justificado)
La estimación «a primera vista» o el recuento por parte de los equipos en la entrada ya no son suficientes para cumplir con las expectativas de las autoridades o los socios. En particular para eventos con acceso gratuito o con entradas múltiples.
Poder cuantificar con precisión el número de personas presentes en cada momento, por zona o por tipo de acceso, permite:
- Dimensionamiento de los recursos humanos y logísticos
- Distribuya los flujos para evitar cuellos de botella
- Cumplir con los requisitos de las autoridades (prefectura, ayuntamiento, comisión de seguridad)
- Demuestre, a posteriori, que se respetaron las instrucciones
Una solución fiable y rápida de implementar
Para hacer frente a estos desafíos, Kiomda ofrece una solución de recuento autónoma que es fácil de implementar en todo tipo de sitios:
- Cajas sin conexión eléctrica ni fuente de alimentación, para fijar a una barrera o poste Vauban
- Recopilación de datos cada 15 minutos, visible en una interfaz clara
- Una exportación automática de estadísticas para alimentar los informes de seguridad, los balances o las solicitudes de subvenciones
- Una instalación posible el día antes del evento, sin necesidad de conocimientos técnicos
Lo que los datos revelan a menudo
Los eventos en los que se utilizan nuestras cajas revelan sistemáticamente información inesperada:
- La asistencia alcanza su punto máximo antes o después de lo esperado
- Áreas de entrada sobreutilizadas o infrautilizadas
- Flujos reales inferiores o superiores a los esperados
- Diferentes usos entre los días de apertura
Estos datos permiten adaptar de forma inmediata la señalización, el personal de seguridad o las animaciones. Y facilitan enormemente la preparación de la próxima edición.
¿Y después del evento?
Los datos de asistencia recopilados tienen un valor mucho más allá de la organización logística:
- Permiten documentar y promover el evento con financiadores, socios o patrocinadores
- Sirven para justificar las autorizaciones obtenidas.
- Proporcionan una base sólida para mejorar la recepción y la gestión de los flujos en el futuro.
- Se pueden reutilizar en archivos de subvenciones, comunicaciones o evaluaciones.
En resumen
Demostrar que tienes el control del ancho significa, ante todo, garantizar la seguridad pública, cumplir con las obligaciones legales y evitar sorpresas desagradables. Pero también significa valorar el trabajo realizado, ganar credibilidad ante las instituciones y profesionalizar la gestión de sus eventos.
Con herramientas sencillas y autónomas accesibles a todo tipo de estructuras, ahora es posible documentar con precisión lo que antes era una aproximación.
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